Kios digital merevolusi pengalaman pasien di rumah sakit Indonesia ini

Kios self check-in Rumah Sakit Premier Jatinegara memangkas setengah jam tunggu pasien, meningkatkan kenyamanan, efisiensi, dan keamanan, sekaligus menawarkan lebih banyak layanan.

Ketika Rumah Sakit Premier Jatinegara menyadari masalah mendesak dari waktu tunggu lama yang bisa mengganggu pasien ketika mereka membutuhkan layanan medis di rumah sakit, rumah sakit ini menyadari perlunya introspeksi lalu berkomitmen untuk memperbaiki situasi melalui inovasi digital.

Manajemen rumah sakit memperkenalkan solusi mutakhir: self check-in kiosk, yang akan menjadi upaya merevolusi pengalaman layanan kesehatan di Indonesia.

“Tujuannya adalah memangkas waktu rawat jalan di rumah sakit dari yang pasien biasa habiskan selama tiga hingga empat jam. Dengan sistem [kios check-in] ini, mereka hanya bisa menghabiskan waktu satu setengah jam,” Dr. Susan Ananda, CEO RS Premier Jatinegara, mengatakan kepada Healthcare Asia.

Teknologi inovatif ini, diluncurkan pada bulan Maret, dan  telah merampingkan perjalanan pasien serta meringankan beban waktu tunggu yang lama. “Sehingga ketika pasien merasa puas, rumah sakit dapat memperoleh loyalitas mereka,” kata Dr. Susan.

Roadmap digitalisasi

RS Premier Jatinegara yang merupakan bagian dari Ramsay Sime Darby Healthcare Group, jaringan rumah sakit di kawasan Asia, memiliki roadmap digitalisasi komprehensif untuk fasilitas medisnya.

Roadmap ini dirancang untuk mengoptimalkan pengalaman pasien dan dimulai dengan meningkatkan kesadaran melalui survei interaktif dan population health campaign.

Kemudian berkembang untuk melakukan penelitian tentang layanan, real-time availability, dan estimasi harga.

Tahap selanjutnya melibatkan penerapan jadwal dan tindakan pre-care, termasuk pengingat janji temu dan online self-checking.

Mendirikan kios check-in mandiri memungkinkan pasien mendapatkan akses digital ke jadwal harian dan rekam medis mereka saat tiba di rumah sakit untuk merencanakan kunjungan mereka secara efisien. Rumah sakit juga menawarkan berbagai pilihan pasca perawatan kepada pasien, seperti metode pembayaran yang nyaman; e-prescribing; dan bahkan obat-obatan bisa dikirim langsung ke rumah mereka.

Pasien memiliki kendali lebih besar untuk melanjutkan perawatan mereka dengan mulus dan menghindari antrean panjang di setiap langkah.

Self check-in kiosk

Self check-in kiosk pada dasarnya adalah proses pendaftaran yang disederhanakan. Sebelum kedatangan, pasien memiliki pilihan untuk mendaftar dengan nyaman melalui chatbot WhatsApp. Setibanya di RS Premier Jatinegara, pasien hanya perlu memindai barcode. Di WhatsApp, mereka dapat melihat antrean virtual mereka, sementara mereka yang tidak terbiasa dengan aplikasi ini dapat mengandalkan slip antrean dengan bantuan staf. 

Dr. Susan menjelaskan bahwa begitu mereka berada dalam antrean, status pasien berubah menjadi “menunggu”, itu memastikan dokter segera diberitahu tentang kedatangan mereka. Pasien terjadwal disarankan untuk tiba 15 menit lebih awal, memfasilitasi konsultasi yang efisien. 

Pembayaran mandiri untuk layanan medis dan obat yang diresepkan dapat dilakukan dengan mudah di kios atau kasir menggunakan berbagai metode pembayaran, termasuk QRIS (kode QR standar Indonesia untuk transaksi bank). Pasien kemudian dapat memilih untuk mengambil obat mereka atau memilih pengiriman ke rumah yang difasilitasi oleh kemitraan dengan salah satu online driver provider di Indonesia.

CEO Rumah Sakit Premier Jatinegara itu menyamakan kios self check-in mereka layaknya kios yang ditemukan di gerai fast food saat melakukan pre-order dan memilih opsi pembayaran. Untuk rumah sakit, layanan kios mencakup konsultasi dengan dokter, serta layanan medis lainnya seperti radiologi dan pemeriksaan laboratorium.

Efisiensi ruang dan keselamatan pasien

Selain untuk efisiensi waktu antrian pasien, sistem ini dimaksudkan untuk mengatasi keterbatasan kapasitas rumah sakit dan efisiensi operasional bagi karyawan. Dengan meminimalkan waktu tunggu, rumah sakit dapat mengelola perputaran pasien secara efektif dan mengakomodasi lebih banyak pasien dengan infrastruktur yang ada.

“Sebagai gambaran, misalnya kita punya 40 kursi untuk satu lantai, tapi kita ingin menambah jumlah pasien, lalu bagaimana caranya supaya 40 kursi itu turn overnya tinggi? Tidak mungkin dengan menambahkan bangunan. Tapi dengan kapasitas yang ada dan waktu tunggu yang singkat. Yang iasanya 40 tempat duduk bisa menampung 100-200 orang tapi dengan waktu yang lebih singkat menjadi 400 orang,” kata Dr. Susan menjelaskan.

Inovasi digital, seperti integrasi Monthly Index of Medical Specialties (MIMS) dengan rekam medis elektronik, juga berkontribusi terhadap kepuasan dan keselamatan pasien. Interface MIMS memastikan bahwa obat yang diresepkan sesuai dengan instruksi dokter.

 “Melalui MIMS, dokter tidak perlu lagi mencari secara manual, namun obat yang diresepkan akan direview terlebih dahulu dan akan memberikan peringatan kepada dokter untuk mengevaluasi pengobatannya,” katanya. Integrasi ini mengoptimalkan proses pengobatan, dan memberikan pengobatan yang aman dan akurat untuk pasien.

Merespons tantangan

Penerapan inovasi digital di lingkungan rumah sakit bukannya tanpa tantangan. “Ketika kita memiliki teknologi baru, tantangan [pertama] adalah infrastruktur, karena terkadang teknologi ini memiliki bentuk fisik yang besar dan membutuhkan ruang yang besar juga,” kata Dr. Susan.

Kuncinya, kata dia, bukan menerima semua jenis teknologi, tapi memilih yang paling tepat dan mengelolanya dengan baik.

Masalah kedua yang muncul dengan peningkatan tersebut adalah sumber daya manusia. Penggunaan teknologi baru membutuhkan adopsi dan adaptasi sumber daya manusia di rumah sakit yang terus berkembang.

RS Premier Jatinegara merespon hal tersebut dengan menerapkan Training of Trainer System dan membuka kelas khusus bagi karyawan.

Tantangan ketiga dalam digitalisasi adalah keuangan. Dr Susan mengatakan pihaknya bertukar informasi tentang teknologi dengan rumah sakit lain yang berada dalam jaringan yang sama. “Untuk alokasi inovasi digital, kami memiliki komitmen untuk mengalokasikan anggaran untuk bidang ini setiap tahunnya,” katanya.

Rencana ke depan

Dalam dua tahun ke depan, RS Premier Jatinegara memiliki rencana ambisius untuk meningkatkan infrastruktur dan layanan demi kepentingan pasien.

Rencana ini, kata Dr. Susan, termasuk pendirian mixing room untuk memastikan peracikan obat steril dan penambahan ruang gawat darurat dan telemetri kardiak untuk pemantauan jantung jarak jauh.

Dia mengatakan rumah sakit bertujuan untuk menjadi smart hospital dengan mengintegrasikan Sistem Informasi Rumah Sakit dengan perangkat medis dan platform pasien, mengimplementasikan pemantauan pasien dan kemampuan Elektrokardiogram (EKG), dan meningkatkan sistem pemesanan makanan dan operasi tanpa kertas dengan penggunaan tablet.

Saat ini, pengembangan mobile app sedang dalam tahap pengembangan untuk memberi pasien akses mudah ke jadwal dokter, pendaftaran, dan komunikasi yang lebih baik dengan rumah sakit. Pasien akan segera dapat mengakses hasil laboratorium dan catatan medis mereka secara digital, mempersingkat pengalaman perawatan kesehatan mereka.

“Kami akan mengonversinya (rekam medis pasien) ke dalam format digital sehingga mereka dapat mengevaluasi kesehatannya dan merawat diri dengan lebih baik dengan semua inovasi yang kami implementasikan,” kata Dr. Susan, mengutip komitmen mereka untuk menerapkan inovasi digital yang bisa mengoptimalkan perawatan dan kenyamanan pasien lebih jauh di masa depan.